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IT Procurement Consulting & Cost Optimization | Leistungen

Von strategischer Beschaffung und RFX-Prozessen bis zu Vendor-Verhandlungen, Cost-Out und Procurement Transformation. Der Fokus liegt auf klaren Entscheidungsgrundlagen, kommerzieller Wirkung und umsetzbaren Ergebnissen.

Reduce IT Costs

Kosten senken, Savings realisieren

Negotiate Strategic Vendors

Verträge vorbereiten, Verhandlung führen

Source IT Services & Technology

Wettbewerb schaffen, Leistungen ausschreiben

Build Better IT Procurement

Prozesse und Steuerung verbessern

Procurement Strategy

Strategie, Operating Model und Sourcing-Logik für einen wirksamen IT-Einkauf.

Problem — IT Procurement ist häufig historisch gewachsen: Verantwortlichkeiten sind verteilt, Vendoren werden dezentral gesteuert und Sourcing-Entscheidungen folgen keinem einheitlichen Modell. Das erschwert Kostenkontrolle, Verhandlung und Governance.

Ansatz — Ich entwickle gemeinsam mit Einkauf, IT und Finance ein klares Zielbild – inklusive Category- und Sourcing-Strategien, Make-or-Buy-Entscheidungen, Vendor-Segmentierung, Governance und priorisierter Roadmap.

Typisches Ergebnis — Ein umsetzbares Procurement-Zielbild mit klaren Verantwortlichkeiten, Entscheidungswegen und Maßnahmen, das Kosten, Geschwindigkeit und Risikosteuerung verbindet.

Typische Bausteine / Deliverables:

  • Procurement Target Operating Model
  • Category- und Sourcing-Strategien
  • Vendor-Segmentierung und Governance
  • Make-or-Buy-Entscheidungsmodelle
  • Roadmap und Umsetzungsplan

IT Procurement Optimization

Bestehende Einkaufsprozesse schneller, klarer und steuerbarer machen.

Problem — Langsame Freigaben, uneinheitliche Ausschreibungen, fehlende Standards und unklare Schnittstellen zwischen IT, Einkauf, Legal und Finance erhöhen Aufwand und reduzieren Verhandlungshebel.

Ansatz — Ich analysiere End-to-End-Prozesse, Rollen, Templates, Entscheidungslogiken und Datenflüsse. Anschließend werden Standards, Governance und sinnvolle Automatisierungs- bzw. Tool-Unterstützung definiert.

Typisches Ergebnis — Kürzere Durchlaufzeiten, höhere Vergleichbarkeit, klare Verantwortlichkeiten und ein skalierbarer Prozess für wiederkehrende IT-Beschaffungen.

Typische Bausteine / Deliverables:

  • Ist-Prozess- und Pain-Point-Analyse
  • RACI und Governance
  • Standardisierte RFP-/RFQ-Templates
  • Freigabe- und Eskalationslogik
  • Procurement Playbooks und Guidelines
  • KPI-basierte Prozesssteuerung

RFX Execution

Das passende Ausschreibungsformat für jeden Reifegrad der Anforderung – konsequent zu Ende geführt.

Problem — Bei großen IT-Ausschreibungen entstehen Risiken durch unvollständige Anforderungen, nicht vergleichbare Angebote, unklare Bewertungslogiken und eine zu späte Einbindung kommerzieller oder vertraglicher Themen. Häufig wird reflexhaft ein klassischer RFP aufgesetzt, obwohl der Markt noch sondiert oder Anbietern bewusst Lösungsspielraum gelassen werden sollte.

Ansatz — Ich begleite den RFX-Prozess entlang des passenden Formats: von der marktsondierenden RFI über einen scharf strukturierten RFP bis zu einem lösungswegoffenen RFS, der Anbietern Raum für eigene Lösungsansätze lässt. Demand-Konsolidierung, Formatwahl, Bieterkommunikation und Bewertung werden ebenso professionell betreut wie Verhandlung, Vertragsabschluss und Award.

Typisches Ergebnis — Vergleichbare Angebote, belastbare Entscheidungsgrundlagen und ein verhandeltes Gesamtpaket aus Leistung, Preis, Vertrag und Risiko – unabhängig davon, ob das Verfahren als RFI, RFP oder RFS geführt wird.

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Demand Specification

Zu Beginn wird geprüft, welcher Bedarf tatsächlich benötigt wird und wie er präzise spezifiziert werden muss – als belastbare Grundlage für alle weiteren Schritte.

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Demand Optimization

Der Bedarf wird weiter optimiert – etwa durch technische Alternativen oder das passende Lizenzmodell. Ziel: Freiheitsgrade nutzen, bevor der Markt angesprochen wird.

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RFP / RFS

Hier wird entschieden: ein RFP, weil die Lösung bereits feststeht, oder ein RFS, bei dem der Lieferant den Lösungsweg selbst vorschlägt. Die Formatwahl bestimmt den Spielraum des Marktes.

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Negotiation Excellence

Für die Verhandlung wird eine professionelle Strategie entwickelt: Verhandlungsteam, BATNA-Analyse und strukturierte Vorbereitung verbessern Position und Ergebnisqualität deutlich.

Typische Bausteine / Deliverables:

  • Formatwahl RFI / RFP / RFS
  • Demand- und Scope-Konsolidierung
  • RFX-Struktur und Bidder Pack
  • Bewertungsmodell / Scorecard
  • Verhandlungsstrategie und Szenarien
  • Award Recommendation und Contracting Support

Procurement Controlling

Oberstes Ziel: maximale Transparenz und zielgerichtete Datenanalyse als Grundlage jeder Steuerungsentscheidung.

Problem — Ohne konsistente KPIs und einheitliches Savings-Tracking bleibt unklar, welche Initiativen Wirkung erzielen, wo Risiken entstehen und welche Themen Management-Aufmerksamkeit benötigen. Spend-Daten liegen oft fragmentiert vor – nach Kategorie, Lieferant oder Kostenstelle unterschiedlich, aber selten gemeinsam auswertbar.

Ansatz — Zentrales Instrument ist der Spend Cube: eine mehrdimensionale Sicht auf den Einkauf entlang der Fragen Was wird eingekauft, bei wem und von wem. Darauf aufbauend entwickle ich ein fokussiertes KPI- und Reporting-System für Spend, Savings, Pipeline und Vertragsstatus – rollenspezifisch aufbereitet für Management, Category Manager und operativen Einkauf.

Typisches Ergebnis — Ein transparentes Steuerungsmodell mit wenigen relevanten Kennzahlen, klarer Maßnahmenpipeline und nachvollziehbarer Ergebniswirkung.

Typische Bausteine / Deliverables:

  • Spend Cube (Kategorie × Lieferant × Kostenstelle)
  • KPI-Framework: Spend Visibility, Spend under Management, Savings
  • Savings-Definition und Tracking
  • Procurement Pipeline
  • Rollenspezifische Vendor- und Contract-Dashboards
  • Management Reporting und Eskalationsrhythmus

IT Cost Management

Strukturelle Optimierungspotenziale in der IT-Organisation aufdecken – nicht nur Preise verhandeln.

Problem — IT-Kosten verstecken sich häufig nicht in einzelnen Preisen, sondern in der Struktur: parallel laufende Managed-Service-Verträge mit überlappendem Leistungsumfang, Leistungen, die intern und extern erbracht werden, sowie Budgetprozesse, die Ineffizienzen eher zementieren als aufdecken.

Ansatz — Ich analysiere, welche Managed Services sich konsolidieren lassen, wo interne und externe Leistungserbringung parallel existiert, und wie Budgetprozesse aufgesetzt sind – inklusive der Frage, ob sie sich schlanker gestalten lassen. Ergänzend prüfe ich die Aufbau- und Ablauforganisation auf strukturelle Ineffizienzen, die Kosten treiben, ohne in einer klassischen Preisanalyse sichtbar zu werden.

Typisches Ergebnis — Konkrete Konsolidierungs- und Organisationsmaßnahmen, priorisiert nach Wirkung und Umsetzbarkeit – mit klarem Bild, wo strukturelle statt nur kommerzielle Hebel liegen.

Typische Bausteine / Deliverables:

  • Managed-Services-Portfolioanalyse und Konsolidierungsoptionen
  • Make-or-Buy-Abgleich: Leistungen mit interner/externer Doppelerbringung
  • Review der Budgetprozesse und Steuerungslogik
  • Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation auf Ineffizienzen
  • Priorisierte Maßnahmenroadmap

Cost-Out Programmes

Strukturierte Kostensenkung statt isolierter Einzelmaßnahmen.

Problem — Kostenziele werden häufig kurzfristig gesetzt, während Verträge, Renewals und technische Abhängigkeiten unterschiedliche Zeithorizonte haben. Ohne Programmsteuerung bleiben Potenziale unpriorisiert oder werden zu spät realisiert.

Ansatz — Ich baue Cost-Out-Programme entlang klarer Hebel auf: Demand Reduction, License Optimization, Renegotiation, Competitive Sourcing, Vendor Consolidation und kommerzielle Vertragsmechanismen. Jede Maßnahme erhält Baseline, Owner, Timing, Risiko und Savings-Logik.

Typisches Ergebnis — Eine priorisierte Savings-Pipeline mit realistischen Business Cases, klarer Umsetzung und transparentem Tracking bis zur Ergebnisrealisierung.

Illustrative Savings-Bridge: Status Quo, Demand Consolidation, Demand Optimization, Vendor Selection, Negotiation, Optimized OutcomeStatus Quo (Baseline): 100 %Demand Consolidation: −8 % durch Bündelung und Standardisierung des BedarfsDemand Optimization: −6 % durch technische und kommerzielle BedarfsoptimierungVendor Selection: −5 % durch strukturierten AnbieterwettbewerbNegotiation: −4 % durch professionelle VerhandlungOptimized Outcome nach Cost-Out-Programm: 77 %100%−8%−6%−5%−4%77%Status QuoDemandConsolidationDemandOptimizationVendorSelectionNegotiationOptimizedOutcome

Status Quo (Baseline)

Ausgangspunkt jedes Cost-Out-Programms ist eine belastbare Kostenbasis: sämtliche Verträge, Lizenzen, Mengen und laufenden Kosten der betrachteten Kategorie werden konsolidiert und auf ein einheitliches Basisjahr normiert.

Beispiele

  • Vertrags- und Lizenzinventur über alle Einheiten
  • Aktuelle Preise, Mengen und Nutzung pro Vendor
  • Abgleich mit tatsächlichem Bedarf

Demand Consolidation

Ausgangslage

Verschiedene Entitäten und Länder mit unterschiedlichen Spezifikationen, Hardware- und Lizenztypen.

Vorgehensweise

Vollständiger Überblick über die Ist-Situation, dann kritische Prüfung: Entspricht die Install Base dem künftigen Bedarf?

Ergebnis

Eine transparente Übersicht über den aktuellen Bedarf je Land bzw. Entität.

Demand Optimization

Ausgangslage

Der konsolidierte Bedarf pro Land bzw. Entität.

Vorgehensweise

Zwei Hebel: Fit-to-Purpose (was wirklich gebraucht wird – z. B. E5 vs. E3, Intel vs. AMD) und Type Consolidation (weniger Anbieter, Standardmodelle über alle Regionen), begleitet von strukturiertem Stakeholder-Management.

Ergebnis

Ein bedarfsgerecht reduziertes, standardisiertes Anforderungsprofil.

Vendor Selection

Ausgangslage

Der optimierte, standardisierte Bedarf.

Vorgehensweise

Prüfung, ob der bestehende Anbieter noch passt oder ein Wechsel mehr Potenzial bietet. Der RFP-Prozess schafft echten Wettbewerb und eine belastbare BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) – die zugleich die eigene Verhandlungsposition stärkt.

Ergebnis

Der passende Anbieter für den optimierten Bedarf sowie eine belastbare Alternative für die Verhandlung.

Negotiation

Ausgangslage

Der bzw. die Anbieter sowie die BATNA aus der Vendor Selection.

Vorgehensweise

Klärung von Ziel und Alternative (BATNA), abgestimmte Kommunikationsstrategie, Definition von Team und Mandat. Die gegnerische Position wird analysiert, um eigene Hebel zu identifizieren oder zu schaffen. Der Vorbereitungsumfang richtet sich nach Volumen; eine professionelle Verhandlungsbegleitung ist durchgehend wichtig.

Ergebnis

Eine professionell begleitete Verhandlung mit klarer Strategie und maximierter Position.

Optimized Outcome

Ergebnis aller angewendeten Bausteine ist ein optimiertes Cost-Modell für den jeweiligen Use Case bzw. das jeweilige Szenario – inklusive Tracking, damit die geplanten Einsparungen auch tatsächlich realisiert und nicht nur verhandelt werden.

Beispiele

  • Neues jährliches Kostenniveau nach Umsetzung
  • Savings-Tracking gegen Baseline und Business Case
  • Governance zur Sicherstellung der Realisierung

Illustrative Savings-Bridge entlang typischer Cost-Out-Hebel – Werte beispielhaft, im konkreten Projekt abhängig von Ausgangslage und Kategorie-Mix. Balken für Details hovern oder fokussieren.

Typische Bausteine / Deliverables:

  • Savings Opportunity Funnel
  • Maßnahmen- und Business-Case-Logik
  • Priorisierung nach Wert / Aufwand / Timing
  • Verhandlungs- und Renewal-Roadmap
  • Savings Governance und Reporting

Procurement Opportunity Analysis

Schnell erkennen, wo die größten Einkaufs- und Kostenhebel liegen.

Problem — Unternehmen kennen ihren IT-Spend, aber häufig nicht die konkrete Qualität ihrer Verträge, Preispositionen, Nutzung, Wettbewerbsintensität oder anstehenden Renewal-Risiken.

Ansatz — Ich analysiere Spend, Vertragsportfolio, Vendor-Abhängigkeiten, Preis- und Mengenlogik, Renewal-Kalender sowie verfügbare Sourcing- und Optimierungshebel. Die Ergebnisse werden nach wirtschaftlichem Potenzial und Umsetzbarkeit priorisiert.

Typisches Ergebnis — Eine faktenbasierte Opportunity Map mit konkreten Initiativen, erwarteter Wirkung, Timing und empfohlenem nächsten Schritt.

Typische Bausteine / Deliverables:

  • Spend- und Vertrags-Screening
  • Renewal Heatmap
  • Vendor-/Category-Potenziale
  • Pricing- und Commercial Review
  • Priorisierte Opportunity Roadmap

So arbeite ich

Schritt 1

Faktenbasis schaffen

Spend, Verträge, Mengen, Nutzung, Demand, Fristen und Stakeholder konsolidieren. Keine Verhandlung ohne belastbare Baseline.

Schritt 2

Hebel & Szenarien

Kostentreiber, Sourcing-Optionen, Vertragshebel, Alternativen, Risiken und Walk-away-Szenarien systematisch bewerten.

Schritt 3

Wettbewerb & Verhandlung

RFX, Bieterdialog, Scorecard und Verhandlungsagenda so gestalten, dass Vergleichbarkeit und Wettbewerb erhalten bleiben.

Schritt 4

Vertrag früh mitdenken

Preis, Leistung, Risiko und Flexibilität gemeinsam verhandeln. Kritische Klauseln nicht erst nach der Anbieterentscheidung adressieren.

Schritt 5

Vertragsverhandlung professionell gestalten

Von der Vorbereitung über das Setzen des Verhandlungsnarrativs bis zur erfolgreichen Execution der Verhandlung – ein systematisches, strukturiertes und professionelles Vorgehen.

Schritt 6

Umsetzung absichern

Award, Vertrag, Savings, Governance und offene Maßnahmen in eine klare Umsetzungs- und Steuerungslogik überführen.

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